Su expediente digital

En nuestro despacho utilizamos OneDrive para almacenar sus datos y documentos en una carpeta digital, reduciendo así en la medida de lo posible el uso de carpetas físicas. Gracias al acceso seguro a su carpeta, usted, como titular de la información, tendrá en todo momento acceso a sus datos y documentos, pudiendo consultarlos y almacenarlos.

Además, para poder intercambiar documentos con nosotros, tendrá acceso a una carpeta específica en la que podrá cargar, modificar o eliminar documentos directamente. Tal y como se explica en el apartado 3, esta carpeta se utiliza para la recepción de documentación. Una vez que los documentos hayan sido archivados, desaparecerán de esta carpeta y aparecerán en la carpeta correspondiente.

Por ejemplo, si carga documentación contable en esta carpeta, el día de la fecha límite de entrega todos los documentos serán archivados en la carpeta trimestral o mensual correspondiente dentro de la carpeta de gestión contable.

Seguridad de las carpetas compartidas en OneDrive

Las carpetas compartidas en OneDrive ofrecen un elevado nivel de seguridad para proteger la información almacenada y garantizar un acceso controlado únicamente a usuarios autorizados. A continuación se detallan las principales razones por las que estas carpetas son seguras:

1. Control individualizado de acceso: OneDrive permite definir de forma precisa quién puede acceder a una carpeta compartida. Los usuarios pueden recibir permisos específicos, ya sea únicamente de lectura o también de edición, evitando accesos no autorizados.

2. Autenticación y verificación de identidad: Microsoft utiliza la autenticación multifactor (MFA) como capa adicional de seguridad. Los usuarios deben verificar su identidad mediante códigos enviados a dispositivos de confianza, reduciendo considerablemente el riesgo de accesos no autorizados. En nuestro caso, para acceder a su carpeta puede iniciar sesión o utilizar un código que se enviará a su dirección de correo electrónico cada vez que acceda a la carpeta. En ambos casos se evita cualquier acceso no autorizado, de modo que una persona que disponga del enlace de su carpeta no podrá acceder a ella si usted no le proporciona el código correspondiente.

3. Cifrado de datos durante la transmisión y almacenamiento: Todos los archivos almacenados en OneDrive están protegidos mediante sistemas avanzados de cifrado. Durante la transmisión de datos se utiliza el protocolo TLS (Transport Layer Security) para evitar intentos de interceptación. Además, los datos almacenados están protegidos mediante cifrado AES-256, uno de los estándares de seguridad más avanzados.

4. Registro y supervisión de actividades: OneDrive proporciona registros detallados sobre quién ha accedido, modificado o eliminado archivos dentro de las carpetas compartidas. Esto permite a los administradores supervisar actividades sospechosas y adoptar medidas preventivas.

5. Protección frente a amenazas y recuperación de datos: Microsoft Defender y otras soluciones de seguridad de Microsoft detectan y bloquean en tiempo real malware o accesos no autorizados. Además, OneDrive permite recuperar versiones anteriores de archivos en caso de ataques de ransomware o borrados accidentales.

El uso correcto de sistemas como OneDrive proporciona, por tanto, un elevado nivel de seguridad en el intercambio de documentación, motivo por el cual recomendamos esta modalidad frente a otros sistemas tradicionales (correo electrónico, correo postal o fax).

Encontrará más información sobre el acceso a su expediente digital, la carga de documentos y otros aspectos relacionados en nuestro dossier.